Những văn bản không được chứng thực

Để hỗ trợ người dân thực hiện một số thủ tục liên quan đến chứng thực thì hiện nay, pháp luật có quy định về trường hợp những văn bản không được chứng thực? một cách cụ thể và chi tiết. Theo đó, việc ban hành quy định này mang lại nhiều sự thuận tiện cho các cán bộ có thẩm quyền chứng thực và chính người dân.

Để tìm hiểu rõ các nội dung, vấn đề liên quan mời quý vị tham khảo bài viết dưới đây từ Luật Trần và Liên Danh để nắm rõ về định nghĩa chứng thực từ bản chính là gì?, các trường hợp không được chứng thực từ chữ ký.

Khái niệm chứng thực là gì?

Văn bản pháp luật không có đưa ra khái niệm cụ thể chứng thực, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật thì chúng ta có thể hiểu đơn giản chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch và giao dịch. Trong đó gồm có:

– Chứng thực bản sao từ bản chính: Là việc mà cơ quan, tổ chức các cấp có thẩm quyền chứng thực một bản sao từ bản sao là đúng y như với bản chính. Trong bản sao sẽ có dấu xác nhận của cơ bản kiểm định. Trong quá trình giao dịch, nộp hồ sơ bạn sao sau khi được chứng thực sẽ được sử dụng thay bản chính, nhưng nếu có quy định phải dùng bản chính thì bản sao sẽ không có hiệu lực

– Chứng thực từ hợp đồng, giao dịch là chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ các bên giam gia hợp đồng, giao dịch của cơ quan có thẩm quyền.

Chứng thực từ bản chính là gì?

Chứng thực từ bản chính là việc mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện xác nhận/xác thực bản sao đúng với như bản chính, theo đó bản sao của giấy tờ hoặc văn bản sau khi chứng thực sẽ có giá trị thay bản chính để có thực hiện một số thủ tục, giao dịch, trừ trường hợp mà pháp luật có quy định khác.

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

– Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp không được chứng thực thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Những loại giấy tờ không được chứng thực

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm:

– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Những văn bản nào được phép sao y bản chính

Những văn bản hoặc giấy tờ mà được phép sao y bản chính cần phải đáp ứng đủ điều kiện như trong khoản 10 điều 3 và khoản 1 điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ như sau:

– Bản sao y phải là bản chính xác và đầy đủ nội dung từ bản gốc hay bản chính của văn bản, trong đó được trình bày theo kỹ thuật và thể thức quy định. Cụ thể về hình thức sao y gồm:

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, theo đó được thực hiện bằng hình thức chụp từ chính bản gốc/bản chính văn bản sang bản giấy

+ Sao y từ văn bản là điện tử sang văn bản là giấy, theo đó được thực hiện bằng việc in từ bản gốc của văn bản điện tử ra bản giấy

+ Sao y từ văn bản của bản giấy sang văn bản của điện tử, từ việc số hóa văn bản giấy, ký số của chính tổ chức, cơ quan.

Phân biệt công chứng và chứng thực

Tiêu chí	Công chứng	Chứng thực
Căn cứ pháp lý	Luật Công chứng 2014	Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Thời hạn	Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc	Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Thẩm quyền	Do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện. – Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng). – Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).	Chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện. – Phòng Tư pháp. – UBND xã, phường. – Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. – Công chứng viên. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.
Bản chất	Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro. – Mang tính pháp lý cao hơn.	– Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức.
Giá trị pháp lý	– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. – Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu. – Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.	– Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. – Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. – Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về những văn bản không được chứng thực Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.